Politique de confidentialité d'Emeraudex.

Responsable du traitement. Sauf indication contraire, le responsable du traitement des données personnelles collectées via le site ou dans le cadre de nos missions est :

Emeraudex SRL
Silversquare North, Boulevard Roi Albert II 4
1000 Bruxelles, Belgique

Contact pour la protection des données. Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à :

Email : [email protected]
Tél : +32 2 586 47 30

Lorsque cela est approprié, nous pouvons désigner un interlocuteur spécifique pour un projet ou un client, qui sera mentionné dans la convention de mission ou dans les échanges contractuels.

Données d'identification et de contact. Lorsque vous remplissez un formulaire de contact, téléchargez un document ou demandez à être rappelé, nous pouvons collecter votre nom, prénom, fonction, adresse email professionnelle, numéro de téléphone, société, ainsi que toute information que vous choisissez de nous transmettre dans le champ de message.

Données liées à la relation commerciale. Dans le cadre des missions de conseil, nous collectons des informations nécessaires à la gestion de la relation avec nos clients : coordonnées des interlocuteurs, historique des échanges, contrats, devis, factures, ainsi que les informations nécessaires à la gestion administrative et comptable.

Données de navigation. Lors de votre visite sur le site, certaines données techniques peuvent être collectées : date et heure de visite, pages consultées, type d'appareil et de navigateur, adresse IP abrégée ou anonymisée, identifiants de cookies ou de technologies similaires, sous réserve de vos choix en matière de cookies.

Données opérationnelles des missions. Les missions de conseil peuvent impliquer le traitement de données opérationnelles, financières et organisationnelles de nos clients. Dans la mesure du possible, ces données sont agrégées, pseudonymisées ou anonymisées. Lorsque des données personnelles sont incluses, elles sont traitées en conformité avec le mandat confié par le client, qui peut lui-même agir en tant que responsable du traitement.

Gestion des demandes de contact. Lorsque vous nous contactez via le site ou par email, nous traitons vos données pour répondre à vos demandes, vous proposer un rendez-vous ou vous fournir des informations sur nos services. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à répondre aux sollicitations et à développer nos relations professionnelles.

Exécution des missions de conseil. Dans le cadre des projets confiés à Emeraudex, les données personnelles nécessaires à la réalisation de la mission sont traitées aux fins d'exécution du contrat ou du mandat conclu avec le client. Lorsque le client est lui-même responsable du traitement, Emeraudex peut intervenir en tant que sous-traitant, sur la base d'un accord spécifique.

Gestion administrative et comptable. Certaines données sont traitées pour la gestion des contrats, devis, factures, paiements, ainsi que pour répondre à nos obligations légales (fiscalité, comptabilité, lutte contre le blanchiment, le cas échéant). Ces traitements reposent sur nos obligations légales et sur notre intérêt légitime à assurer une gestion efficace de notre activité.

Communication ciblée et information. Avec votre consentement ou sur la base de notre intérêt légitime à maintenir une relation avec nos clients et prospects, nous pouvons vous adresser des communications ponctuelles liées à nos services, à des événements ou à des contenus d'analyse. Vous pouvez vous y opposer à tout moment en utilisant les mécanismes de désinscription ou en nous contactant.

Mesure d'audience et amélioration du site. Sous réserve de vos choix en matière de cookies, nous pouvons collecter des données de navigation agrégées afin de comprendre la manière dont le site est consulté et d'améliorer son ergonomie, sa performance et sa sécurité. Ces traitements reposent sur votre consentement lorsque la loi l'exige, ou sur notre intérêt légitime à améliorer nos services dans le respect de vos droits et libertés.

Équipes internes d'Emeraudex. Les données personnelles sont accessibles, dans la limite de leurs missions respectives, aux collaborateurs d'Emeraudex impliqués dans la relation commerciale, la gestion administrative, la production des missions ou la sécurité des systèmes d'information.

Prestataires et sous-traitants. Nous pouvons faire appel à des prestataires tiers pour l'hébergement du site, la fourniture d'outils collaboratifs, la comptabilité, ou d'autres services techniques. Ces prestataires agissent en qualité de sous-traitants au sens du RGPD et sont tenus à des obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité équivalentes aux nôtres.

Autorités et obligations légales. Dans certains cas, la loi peut nous imposer de communiquer des données à des autorités administratives, fiscales ou judiciaires, notamment dans le cadre de procédures ou d'obligations réglementaires. Nous veillons alors à limiter ces communications au strict nécessaire.

Transferts hors de l'Espace économique européen. Notre préférence va à l'utilisation de solutions hébergées au sein de l'Union européenne. Lorsque des transferts vers des pays situés en dehors de l'Espace économique européen sont envisagés, nous nous assurons de l'existence d'un niveau de protection adéquat (décision d'adéquation, clauses contractuelles types, mesures complémentaires appropriées).

Principes généraux. Emeraudex conserve les données personnelles pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, augmentée le cas échéant des délais de prescription légale ou des obligations de conservation imposées par la réglementation applicable.

Données de contact et relations commerciales. Les données relatives aux prospects sont généralement conservées pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact actif de leur part (sollicitation, réponse à une communication, participation à un événement). Les données relatives aux clients sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées pour la durée nécessaire au respect des obligations légales et à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Données de navigation et cookies. Les informations collectées via des cookies ou technologies similaires sont conservées pour des durées limitées, généralement proportionnées aux finalités poursuivies (par exemple, quelques mois pour la mesure d'audience). Ces durées sont précisées dans la politique de cookies et peuvent varier selon les catégories de cookies.

Données traitées dans le cadre des missions. Les données opérationnelles et personnelles traitées dans le cadre d'une mission sont conservées pendant la durée nécessaire à l'exécution de la mission, puis archivées ou supprimées conformément à la lettre de mission, aux instructions du client et aux exigences légales. Lorsque nous agissons comme sous-traitant, le responsable du traitement définit les durées de conservation et nous en informe.

Conformément au RGPD et, le cas échéant, à d'autres dispositions applicables, vous disposez de plusieurs droits concernant vos données personnelles, dans les limites et conditions prévues par la loi.

Vous pouvez ainsi bénéficier :

• du droit d'accès à vos données et d'obtenir une copie des informations vous concernant ;
• du droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• du droit à l'effacement dans certains cas (par exemple, lorsque les données ne sont plus nécessaires ou lorsque vous retirez votre consentement) ;
• du droit à la limitation du traitement, notamment en cas de contestation de l'exactitude des données ;
• du droit à la portabilité, pour les données que vous nous avez fournies et traitées sur la base de votre consentement ou d'un contrat ;
• du droit d'opposition, à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à certains traitements fondés sur notre intérêt légitime ;
• du droit de retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur celui-ci, sans effet rétroactif sur les traitements déjà réalisés.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter par email à l'adresse [email protected] ou par courrier postal à l'adresse indiquée ci-dessus, en précisant l'objet de votre demande et en justifiant de votre identité si nécessaire.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente en matière de protection des données, par exemple l'Autorité de protection des données en Belgique, si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés. Nous vous invitons toutefois à nous contacter en premier lieu afin de rechercher une solution amiable.

Emeraudex met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé. Ces mesures peuvent inclure, selon les cas, des contrôles d'accès, des procédures d'authentification, le chiffrement ou la pseudonymisation de certaines informations, ainsi que des pratiques internes de sensibilisation et de gestion des incidents.

Aucun mécanisme de sécurité n'offrant une protection absolue, nous nous engageons à réagir de manière diligente en cas de suspicion de violation de données et, le cas échéant, à notifier les autorités compétentes et les personnes concernées conformément à la réglementation.

La présente politique de confidentialité est susceptible d'évoluer pour tenir compte des développements réglementaires, de l'évolution de nos services ou de nos pratiques internes. Toute modification substantielle sera signalée sur le site, par exemple par la mise à jour de la date de dernière révision ou par une information spécifique. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.